„Nebenkostenabrechnungen sind arbeitsintensiv und damit kostenintensiv - machen wir sie also einfacher! Vorbilder gibt es viele. Wir müssen nur beginnen, von ihnen zu lernen.“
Die Nebenkostenabrechnung ist zeitintensiv sowie arbeitsintensiv – und damit kostenintensiv: Zunächst sorgt die Inhouse-Erstellung beim Eigentümer oder bei seinem externen Property-Manager für erheblichen Aufwand. Hierfür ist ein aufwendiges IT-System mit Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung erforderlich. Aufgrund der teilweise enormen Komplexität der Mietverträge sowie den verschiedenen Kostenarten und ihrer Abgrenzung ist die Abrechnung zudem fehleranfällig. Oftmals werden daher im nächsten Schritt umfangreiche Freigabe- und Prüfungsprozesse eingeleitet, in die weitere Abteilungen des Eigentümers oder ein externer Asset-Manager involviert werden. Es folgt dann eine erneute Prüfungsschleife beim Mieter – und womöglich Nachfragen oder Einspruch, sei es bezüglich einer einzelnen Position oder der Verteilungsschlüssel. Im Übrigen ist der Aufwand auf Mieterseite, der dabei regelmäßig entsteht, deutlich größer, als dies den Unternehmen bewusst ist. Damit nicht genug: Viele Unternehmen beider Parteien beschäftigen ihre Rechtsabteilungen mit dem Thema. Insbesondere für den Mieter ist das in der Regel nicht das juristische Kerngeschäft. Insgesamt werden bei allen Beteiligten schlicht zu viele Ressourcen gebunden, die an anderer Stelle fehlen. Auch wenn die so entstehenden Begleitkosten nicht zu beziffern sind, übersteigen sie wahrscheinlich in vielen Fällen die eigentlichen Nebenkosten. 2. Weniger Nachwuchssorgen beim Property-Management
Viele Unternehmen der Immobilienwirtschaft leiden unter Fachkräftemangel. Entsprechend schwierig ist es auch für die Property-Manager, offene Stellen für die Nebenkostenabrechnung neu zu besetzen: Die Arbeit ist heutzutage filetiert, sie betrifft nur einen kleinen, spezifischen Ausschnitt, in diesem Fall das reine Zuordnen von Zahlen. Menschen mögen in der Regel aber eine abwechslungsreiche Tätigkeit. Zudem verliert der Abrechner durch die extreme Spezialisierung oft den Bezug zur eigentlichen Immobilie. Er ist nicht mehr vor Ort und kann die Gegebenheiten nicht kennen, auch die Vorgänge des abzurechnenden Geschäftsjahres sind in der Regel nicht mehr bekannt. Sind die Kosten aus bestimmten Gründen in diesem Jahr besonders hoch? Gab es eine Baustelle nebenan, sodass die Fassade des Abrechnungsobjekts häufiger gereinigt werden musste? Waren Wartungen fällig, die nur periodisch erforderlich sind? Wer sich für die Immobilienwirtschaft entscheidet, der sucht oft einen Bezug zum Gebäude und ihren Mietern. Die jungen Talente dennoch zu überzeugen, das gelingt oft nur mit dem Versprechen auf baldige Beförderung. 3. Keine böse Überraschung beim Mieter
In vielen Gewerbemietverträgen sind zu geringe Vorauszahlungen verankert. Eine Pauschale bei den Nebenkosten wäre im Gegensatz dazu eine feste Planungsgröße: Der Mieter ist geschützt vor Nachzahlung und hat für sein immobilienbezogenes Jahresbudget eine deutlich höhere Sicherheit. 4. Fairness für beide Seiten ist möglich
Im Sinne einer Win-win-Situation können beide Seiten zusätzliche Sicherungen vereinbaren: für den Eigentümer etwa eine Indexierung des Festbetrags ähnlich wie bei der Miete. Letztlich kehren gerade jetzt die Inflationssorgen zurück. Ebenso sollten beispielsweise unerwartete wesentliche Veränderungen zur Anpassung der Pauschale berechtigen, auf die der Eigentümer keinen Einfluss hat. Beispiele sind eine Grundsteuererhöhung oder die Einführung neuer kommunaler Abgaben. Für den Mieter könnten wiederum die Qualitäten der entsprechenden Leistungen festgeschrieben werden. Dies betrifft im Wesentlichen alle infrastrukturellen Gebäudedienstleistungen, also Reinigungsintervalle, Sicherheit sowie Service-Level bei Empfang, Hausmeister oder Winterdienst. Kosten- und Qualitätsrisiken können so für beide Parteien fair gehandhabt werden. 5. Optimierte Kostenstruktur beim Eigentümer
Wenn sich der Eigentümer zu einer fixen Nebenkostensumme bekennt, wird er seine Strukturen und monetären Aufwände in kürzeren Intervallen prüfen als bislang: Es gilt für ihn, eine Kostenübersteigung zu verhindern – die Differenz ginge schließlich zu seinen Lasten. Er möchte nicht Gefahr laufen, den darüber hinausgehenden Teil selbst zu tragen. Genau dieses Thema einer permanent optimierten Struktur und Höhe der Nebenkosten wird bei einer voll vermieteten Immobilie gegenwärtig oft vernachlässigt – bis der oder die Mieter Druck aufbauen. Oder bis die Kosten im Rahmen einer Neuvermietung diskutiert werden und möglicherweise Vermietungsabschlüsse blockieren. Eigentümer oder ihre Vertreter wären bei einer pauschalen Höhe zwangsläufig risikoaffiner und würden Kontrollmechanismen und ein regelmäßiges Tracking aller Kostenarten etablieren. Zudem würde die dringend erforderliche Digitalisierung stärker vorangetrieben, beispielsweise durch das Umstellen der Zähler auf Smart Meter – diese sind Voraussetzung für ein effizientes Betriebskostenmanagement. Auch die Energielieferverträge werden Eigentümer und dessen Vertreter besser im Blick haben. Ebenso die Dienstleistungsstrukturen. Bei Auffälligkeiten muss im Übrigen nicht immer gleich der Facility-Manager ausgetauscht werden. Anreizsysteme können unter Umständen die bessere Alternative sein; die verantwortlichen FM-Teams erhalten Boni, wenn sie in einem bestimmten Zeitraum überperformen. Auch gute Ideen, wie sich eine Immobilie modernisieren oder effizienter betreiben lässt, können zusätzliche Vergütungen auslösen. 6. Pilotprojekte mit geringen Hürden für den Mieter
Gerade Bestandsobjekte mit langjährigen Mietern bieten geringe Einstiegshürden für entsprechende Pilotprojekte: Der jeweilige Asset-Manager und das mietende Unternehmen können anhand der tatsächlichen in der Vergangenheit angefallenen Nebenkosten in Dialog treten. Der Mieter kann so die Höhe eines Vorschlags besser einschätzen. Aber auch im Neubau oder gar in der Projektentwicklung sind pauschalierte Lösungen möglich: Wir haben jüngst aus einer Planung für ein Büroobjekt in Frankfurt am Main die künftigen Nebenkosten sehr detailliert ermittelt – bis hin zum Instandhaltungsaufwand der einzelnen technischen Anlagen. Der Eigentümer will dort schon in der Erstvermietung pauschale Nebenkosten anbieten. 7. Verbräuche auf Wunsch beider Parteien ausklammern
Wie die Vereinbarung im Detail aussieht, bleibt individuell den Vertragsparteien überlassen. So ist es auch denkbar, dass verbrauchsabhängige Kosten für Wasser, Strom, Fernwärme etc. ausgeklammert werden. Dies wäre insofern wünschenswert, als dass dies den Mieter für die Ressourcen sensibilisiert und er voraussichtlich sparsamer im Sinne von mehr Nachhaltigkeit agiert. Mit einer adäquaten Zählerstruktur erfolgt die entsprechende Abrechnung zudem ohne großen Aufwand, da der Verbrauch klar zugeordnet und gemessen werden kann – und nicht mittels Umlageschlüssel ermittelt wird, die oft zur eingangs erwähnten Diskussion führen, ob die Schlüssel denn auch wirklich gerecht gebildet wurden. Das Modell bliebe entsprechend einfach und entlastend für alle Beteiligten. Bei einem derartigen verbrauchsabhängigen Vorgehen sinkt zwar für den Mieter wieder die Planungssicherheit, da nur noch ein Teil der Kosten gedeckelt ist: Es ergibt sich somit eine Mischung aus pauschalen und variablen Nebenkosten. Auf der anderen Seite erlauben digitale Messeinrichtungen aber eine zügige Abrechnung, sodass zum Jahresende auch hierfür keine Rückstellungen für Nachzahlungen erforderlich sind. Die Kosten stehen schnell fest und können fakturiert werden.
- Sandra Zengerling
Mit Nebenkosten für Gewerbeimmobilien wird anderenorts sehr viel praktischer umgegangen als hierzulande: In Skandinavien etwa wird mit Pauschalsätzen im Mietvertrag gearbeitet. Sieben Gründe, warum auch in Deutschland die Eigentümer und Mieter häufiger über eine einfache Nebenkostenpauschale nachdenken sollten:
1. Kapazitäten bei allen Parteien entlastenDie Nebenkostenabrechnung ist zeitintensiv sowie arbeitsintensiv – und damit kostenintensiv: Zunächst sorgt die Inhouse-Erstellung beim Eigentümer oder bei seinem externen Property-Manager für erheblichen Aufwand. Hierfür ist ein aufwendiges IT-System mit Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung erforderlich. Aufgrund der teilweise enormen Komplexität der Mietverträge sowie den verschiedenen Kostenarten und ihrer Abgrenzung ist die Abrechnung zudem fehleranfällig. Oftmals werden daher im nächsten Schritt umfangreiche Freigabe- und Prüfungsprozesse eingeleitet, in die weitere Abteilungen des Eigentümers oder ein externer Asset-Manager involviert werden. Es folgt dann eine erneute Prüfungsschleife beim Mieter – und womöglich Nachfragen oder Einspruch, sei es bezüglich einer einzelnen Position oder der Verteilungsschlüssel. Im Übrigen ist der Aufwand auf Mieterseite, der dabei regelmäßig entsteht, deutlich größer, als dies den Unternehmen bewusst ist. Damit nicht genug: Viele Unternehmen beider Parteien beschäftigen ihre Rechtsabteilungen mit dem Thema. Insbesondere für den Mieter ist das in der Regel nicht das juristische Kerngeschäft. Insgesamt werden bei allen Beteiligten schlicht zu viele Ressourcen gebunden, die an anderer Stelle fehlen. Auch wenn die so entstehenden Begleitkosten nicht zu beziffern sind, übersteigen sie wahrscheinlich in vielen Fällen die eigentlichen Nebenkosten. 2. Weniger Nachwuchssorgen beim Property-Management
Viele Unternehmen der Immobilienwirtschaft leiden unter Fachkräftemangel. Entsprechend schwierig ist es auch für die Property-Manager, offene Stellen für die Nebenkostenabrechnung neu zu besetzen: Die Arbeit ist heutzutage filetiert, sie betrifft nur einen kleinen, spezifischen Ausschnitt, in diesem Fall das reine Zuordnen von Zahlen. Menschen mögen in der Regel aber eine abwechslungsreiche Tätigkeit. Zudem verliert der Abrechner durch die extreme Spezialisierung oft den Bezug zur eigentlichen Immobilie. Er ist nicht mehr vor Ort und kann die Gegebenheiten nicht kennen, auch die Vorgänge des abzurechnenden Geschäftsjahres sind in der Regel nicht mehr bekannt. Sind die Kosten aus bestimmten Gründen in diesem Jahr besonders hoch? Gab es eine Baustelle nebenan, sodass die Fassade des Abrechnungsobjekts häufiger gereinigt werden musste? Waren Wartungen fällig, die nur periodisch erforderlich sind? Wer sich für die Immobilienwirtschaft entscheidet, der sucht oft einen Bezug zum Gebäude und ihren Mietern. Die jungen Talente dennoch zu überzeugen, das gelingt oft nur mit dem Versprechen auf baldige Beförderung. 3. Keine böse Überraschung beim Mieter
In vielen Gewerbemietverträgen sind zu geringe Vorauszahlungen verankert. Eine Pauschale bei den Nebenkosten wäre im Gegensatz dazu eine feste Planungsgröße: Der Mieter ist geschützt vor Nachzahlung und hat für sein immobilienbezogenes Jahresbudget eine deutlich höhere Sicherheit. 4. Fairness für beide Seiten ist möglich
Im Sinne einer Win-win-Situation können beide Seiten zusätzliche Sicherungen vereinbaren: für den Eigentümer etwa eine Indexierung des Festbetrags ähnlich wie bei der Miete. Letztlich kehren gerade jetzt die Inflationssorgen zurück. Ebenso sollten beispielsweise unerwartete wesentliche Veränderungen zur Anpassung der Pauschale berechtigen, auf die der Eigentümer keinen Einfluss hat. Beispiele sind eine Grundsteuererhöhung oder die Einführung neuer kommunaler Abgaben. Für den Mieter könnten wiederum die Qualitäten der entsprechenden Leistungen festgeschrieben werden. Dies betrifft im Wesentlichen alle infrastrukturellen Gebäudedienstleistungen, also Reinigungsintervalle, Sicherheit sowie Service-Level bei Empfang, Hausmeister oder Winterdienst. Kosten- und Qualitätsrisiken können so für beide Parteien fair gehandhabt werden. 5. Optimierte Kostenstruktur beim Eigentümer
Wenn sich der Eigentümer zu einer fixen Nebenkostensumme bekennt, wird er seine Strukturen und monetären Aufwände in kürzeren Intervallen prüfen als bislang: Es gilt für ihn, eine Kostenübersteigung zu verhindern – die Differenz ginge schließlich zu seinen Lasten. Er möchte nicht Gefahr laufen, den darüber hinausgehenden Teil selbst zu tragen. Genau dieses Thema einer permanent optimierten Struktur und Höhe der Nebenkosten wird bei einer voll vermieteten Immobilie gegenwärtig oft vernachlässigt – bis der oder die Mieter Druck aufbauen. Oder bis die Kosten im Rahmen einer Neuvermietung diskutiert werden und möglicherweise Vermietungsabschlüsse blockieren. Eigentümer oder ihre Vertreter wären bei einer pauschalen Höhe zwangsläufig risikoaffiner und würden Kontrollmechanismen und ein regelmäßiges Tracking aller Kostenarten etablieren. Zudem würde die dringend erforderliche Digitalisierung stärker vorangetrieben, beispielsweise durch das Umstellen der Zähler auf Smart Meter – diese sind Voraussetzung für ein effizientes Betriebskostenmanagement. Auch die Energielieferverträge werden Eigentümer und dessen Vertreter besser im Blick haben. Ebenso die Dienstleistungsstrukturen. Bei Auffälligkeiten muss im Übrigen nicht immer gleich der Facility-Manager ausgetauscht werden. Anreizsysteme können unter Umständen die bessere Alternative sein; die verantwortlichen FM-Teams erhalten Boni, wenn sie in einem bestimmten Zeitraum überperformen. Auch gute Ideen, wie sich eine Immobilie modernisieren oder effizienter betreiben lässt, können zusätzliche Vergütungen auslösen. 6. Pilotprojekte mit geringen Hürden für den Mieter
Gerade Bestandsobjekte mit langjährigen Mietern bieten geringe Einstiegshürden für entsprechende Pilotprojekte: Der jeweilige Asset-Manager und das mietende Unternehmen können anhand der tatsächlichen in der Vergangenheit angefallenen Nebenkosten in Dialog treten. Der Mieter kann so die Höhe eines Vorschlags besser einschätzen. Aber auch im Neubau oder gar in der Projektentwicklung sind pauschalierte Lösungen möglich: Wir haben jüngst aus einer Planung für ein Büroobjekt in Frankfurt am Main die künftigen Nebenkosten sehr detailliert ermittelt – bis hin zum Instandhaltungsaufwand der einzelnen technischen Anlagen. Der Eigentümer will dort schon in der Erstvermietung pauschale Nebenkosten anbieten. 7. Verbräuche auf Wunsch beider Parteien ausklammern
Wie die Vereinbarung im Detail aussieht, bleibt individuell den Vertragsparteien überlassen. So ist es auch denkbar, dass verbrauchsabhängige Kosten für Wasser, Strom, Fernwärme etc. ausgeklammert werden. Dies wäre insofern wünschenswert, als dass dies den Mieter für die Ressourcen sensibilisiert und er voraussichtlich sparsamer im Sinne von mehr Nachhaltigkeit agiert. Mit einer adäquaten Zählerstruktur erfolgt die entsprechende Abrechnung zudem ohne großen Aufwand, da der Verbrauch klar zugeordnet und gemessen werden kann – und nicht mittels Umlageschlüssel ermittelt wird, die oft zur eingangs erwähnten Diskussion führen, ob die Schlüssel denn auch wirklich gerecht gebildet wurden. Das Modell bliebe entsprechend einfach und entlastend für alle Beteiligten. Bei einem derartigen verbrauchsabhängigen Vorgehen sinkt zwar für den Mieter wieder die Planungssicherheit, da nur noch ein Teil der Kosten gedeckelt ist: Es ergibt sich somit eine Mischung aus pauschalen und variablen Nebenkosten. Auf der anderen Seite erlauben digitale Messeinrichtungen aber eine zügige Abrechnung, sodass zum Jahresende auch hierfür keine Rückstellungen für Nachzahlungen erforderlich sind. Die Kosten stehen schnell fest und können fakturiert werden.